Onlangs werd ik benaderd door een oud OR lid van een ondernemingsraad die ik een paar jaar geleden geadviseerd heb. De vraag die hij stelde was welke invloed de ondernemingsraad heeft bij de aanstelling van een nieuwe directeur in de BV? Hun huidige directeur gaat komend jaar met pensioen.

Het korte antwoord op die vraag is, dat de ondernemingsraad op grond van artikel 30 WOR adviesrecht heeft over benoeming (en ontslag) van een bestuurder. En dat geldt natuurlijk ook voor het aanstellen van een nieuwe directeur als de vorige met pensioen gaat. De in de Wet beschreven procedure is eenvoudig en beknopt. “De ondernemer stelt de ondernemingsraad in kennis van de beweegredenen voor het besluit en verstrekt voorts in het geval van een benoeming gegevens waaruit de ondernemingsraad zich een oordeel kan vormen over de betrokkene, in verband met diens toekomstige functie in de onderneming”. Het is belangrijk om daarbij voor ogen te houden dat de ondernemer een negatief advies (gemotiveerd, dat wel) naast zich neer kan leggen en dat de ondernemingsraad tegen dat besluit niet in beroep kan gaan.

Het is natuurlijk wel de vraag of een ondernemingsraad alleen op basis van wat achtergrondinformatie en een CV tot een redelijk oordeel kan komen. Het langere antwoord is daarom uitgebreider. Die langere weg bewandelen is een kwestie van afspraken maken want die wordt niet in de Wet beschreven.

Om te beginnen moet worden vastgesteld wie beslist over de benoeming. Bij een BV is dat de Algemene Vergadering (van Aandeelhouders). Tenzij sprake is van een structuurvennootschap, een grote BV met ten minste 100 medewerkers en een eigen vermogen van ten minste € 16 miljoen. In dat geval benoemt de bij structuurvennootschappen verplicht aanwezige raad van commissarissen de bestuurder. Is duidelijk wie de selectie gaat doen moet er worden afgesproken wie namens de ondernemer de adviesaanvraag met de ondernemingsraad bespreekt. Formeel is dat de zittende bestuurder, maar het is erg ongemakkelijk om daarmee te praten over zijn opvolger (laat staan over zijn ontslag). Ook al omdat de vertrekkende bestuurder in deze zelf geen zeggenschap meer heeft en dus intermediair is tussen de ondernemingsraad en de algemene vergadering of de RvC. In de praktijk is het dan ook meestal de (voorzitter van) de raad van commissarissen of een vertegenwoordiger van de algemene vergadering die de honneurs waarneemt

Als sprake is van een “gewone” BV is het zaak uit te vinden hoe deze de selectie en benoeming gaat uitvoeren. Gaat de hele AVA dat doen, of stelt die een aandeelhouderscommissie in? Zodra je dat weet is het zaak afspraken te maken over de betrokkenheid van de ondernemingsraad. En bij een structuurvennootschap maak je die afspraken natuurlijk met de raad van commissarissen.

Het eerste dat moet gebeuren is het opstellen van een profiel waaraan de aan te stellen nieuwe bestuurder moet voldoen. Waar staat de onderneming nu, waar gaat die heen en wat voor bestuurder past daar bij? Welke kwaliteiten moet hij of zij hebben om de onderneming succesvol de toekomst in te leiden? Als je als ondernemingsraad invloed wilt uitoefenen op de keuze is het zaak af te spreken dat de ondernemingsraad over dat profiel mee kan praten.

Als ondernemingsraad kan je ook aangeven welke manier van werven de voorkeur heeft. Een open sollicitatie ronde waarbij de selectiecommissie of een ingeschakeld extern bureau op basis van advertenties of andere open wervingskanalen, zoals sociale media, gaat zoeken levert vaak betere resultaten dan zoeken in eigen netwerken van commissarissen of aandeelhouders.

En dan is er natuurlijk het moment van advies vragen als de selectiecommissie keuzes gaat maken. Adviseert de ondernemingsraad over bijvoorbeeld de laatste drie kandidaten? Of alleen over de uiteindelijke keuze. Voordeel van adviseren over de laatste drie kandidaten is, dat de ondernemingsraad dan een voorkeur voor een van de kandidaten kan uitspreken. Als de uiteindelijke keuze toch op een ander valt legt dat minder druk op de toekomstige relatie dan wanneer een kandidaat na een negatief advies van de ondernemingsraad toch wordt aangesteld.

In beide gevallen zou een onderdeel van de procedure moeten zijn dat de ondernemingsraad met de kandidaat of kandidaten een kennismakingsgesprek kan voeren. Als basisinformatie moet de ondernemingsraad voorafgaand aan dat gesprek of die gesprekken in elk geval over het CV van de kandidaat of kandidaten en over hun sollicitatiebrieven kunnen beschikken. In een dergelijke sollicitatiebrief zou, naast een motivering waarom de kandidaat de baan ambieert, de visie van de sollicitant op leiding geven en op medezeggenschap en zijn of haar visie op de relatie met de ondernemingsraad aan bod moeten komen. Vervolgens brengt de ondernemingsraad zijn advies schriftelijk uit in een overlegvergadering waarin hij het advies nader kan toelichten. De ondernemer deelt ten slotte zijn keuze schriftelijk en gemotiveerd mee aan de ondernemingsraad.