Inleiding

Er komen nieuweregels voor ondernemingen in Europa met betrekking tot het rapporteren in jaarverslagen van niet financiële informatie, de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSDR).  In het kader van deze richtlijn heeft de European Financial Reporting Advisory Group (EFRAG), een technische adviescommissie van de Europese Commissie, in november twaalf standaarden ontwikkeld met voorschriften waaraan duurzaamheidsverslaggeving moet voldoen. Vervolgens heeft de Europese Commissie deze normen aangepast en vereenvoudigd. Over deze uitgeklede standaards is nu een consultatieronde gaande.

Voor ondernemingsraden en vakbonden zijn vooral de verslechteringen in de standaarden ESRS 2 en ESRS S 1 en 2 van belang. Die standaarden hebben onder andere betrekking op de bestuurlijke inrichting van ondernemingen en op de rapportages over het eigen personeel en het personeel van partners in de waardeketen. Daarnaast zaten er ook al in de oorspronkelijke lijst van definities zaken die ongewenst zijn.

Materialiteitsanalyse

Een belangrijk element in de CSRD en de standaards is het begrip dubbele materialiteit. Alle onderwerpen die aan bod komen moeten vanuit een dubbel perspectief bekeken worden. Enerzijds de impact van externe factoren op de onderneming, anderzijds de impact van de onderneming op de omgeving. Per onderwerp moet een materialiteitsanalyse gemaakt worden om te kijken of dat onderwerp van substantiële betekenis is voor de onderneming.

In de oude versie moest de onderneming vervolgens aangeven op grond van welke overwegingen een onderwerp eventueel niet van materiële betekenis is. Een belangrijke achteruitgang in de nieuwe ESRS is, dat het niet langer nodig is om in de materialiteitsanalyse een motivering te geven als een onderneming van mening is dat onderdelen niet materieel zijn. Dit betekent dat het “pas toe of leg uit”-principe zoals ook vaak gehanteerd in governancecodes zal verdwijnen.

Governance

Een belangrijk verzuim dat zich ook al in de oude versie voordeed is het weglaten van de plaats van de werknemersvertegenwoordiging in de bestuurlijke organisatie. In bijlage II bij de standaards, een lijst met begrippen en definities, worden ‘bestuurs-, leidinggevende en toezichthoudende organen’ gedefinieerd als: “De bestuursorganen met de hoogste beslissingsbevoegdheid in de onderneming met inbegrip van haar comités. Als er in de bestuursstructuur geen leden van de bestuurs-, leidinggevende of toezichthoudende organen van de onderneming zijn, moet de CEO, en als een dergelijke functie bestaat, de plaatsvervangend CEO, worden opgenomen. In sommige jurisdicties bestaan governance systemen uit twee niveaus, waarbij toezicht en beheer gescheiden zijn. In dat geval vallen beide niveaus onder de definitie van bestuurs-, leidinggevende en toezichthoudende organen.” Wat hier mis is, is dat ook organen die werknemers vertegenwoordigen, zoals onze ondernemingsraden en de Duitse Betriebsräte, in de definitie thuishoren, vooral als zij vergaande wettelijke mogelijkheden hebben om de besluitvorming te beïnvloeden. Ze maken misschien geen deel uit van de vennootschappelijke governance structuur in de zin van het vennootschapsrecht, maar ze maken wel degelijk deel uit van de governance structuur van de organisatie.

Ook in de standaard zien we dit verzuim. In ESRS 2 zien we onder het kopje governance een openbaarmakingsverplichting met betrekking tot de rol van de “bestuurs-, leidinggevende en toezichthoudende organen” een mededeling dat de onderneming informatie over de samenstelling en diversiteit openbaar moet maken van de leden van de bestuurs-, leidinggevende en toezichthoudende organen van de onderneming, met inbegrip van “vertegenwoordiging van werknemers en andere werknemers”.

Uit de bewoordingen valt af te leiden dat het hier gaat om de werknemerscommissaris, niet om een medezeggenschapsorgaan. Medezeggenschapsorganen komen in het hele hoofdstuk Governance niet voor, hoewel dat wel zou moeten. Ondernemingsraden en dergelijke dienen expliciet in de norm vermeld te worden naast de werknemer-commissaris.

Personeel niet in loondienst buiten beeld

Een ander punt van kritiek op ESRS 2 betreft een openbaarmakingsverplichting die betrekking heeft op de strategie, het businessmodel en de waardeketen. Volgens deze verplichtingmoet de onderneming onder meer informatie openbaar maken over de kernelementen van haar algemene strategie die betrekking hebben op of van invloed zijn op duurzaamheidskwesties zoals als het personeelsbestand per geografisch gebied. Het gaat in deze standaard alleen om werknemers met een arbeidsovereenkomst, niet om het gehele personeelsbestand. De bezetting van personeel niet in loondienst (PNIL) zou ook onderdeel moeten zijn van deze rapportageverplichting. Dit zou namelijk de mogelijkheid bieden om een vergelijking te maken tussen aantallen eigen werknemers en aantallen PNIL in het personeelsbestand. En het geeft inzicht in de human resource-strategie van de onderneming. Daarom wordt in de OESO-richtlijnen voor multinationale ondernemingen sinds 2011 verwezen naar werknemers. Alle mensen, ongeacht de contractvorm, die voor een onderneming werken, moeten dezelfde rechten, bescherming en een veilige en gezonde werkvloer genieten.

Ook in standaard ESRS S2-1, die betrekking heeft op de eigen werknemers en het eigen PNIL zijn de openbaarmakingsverplichtingen in ESRS S2-1 t/m 8 over PNIL niet langer verplicht. Dit is in strijd met de OESO-richtlijnen voor multinationale ondernemingen, volgens welke alle mensen, ongeacht de contractvorm, die voor een onderneming werken, dezelfde rechten, bescherming en een veilige en gezonde werkvloer moeten genieten. Om dit te kunnen beoordelen is het nodig dat de gegevens van beide groepen in een verantwoordingsdocument worden gepresenteerd, zodat ze met elkaar kunnen worden vergeleken. Want zoals ik hierboven al aangaf, is juist inzicht in een vergelijking tussen werknemers en niet-werknemers en de achterliggende HR-strategie interessant. Het maakt een vergelijking mogelijk tussen de duurzaamheid van het personeelsbeleid ten aanzien van eigen medewerkers en ingehuurde krachten. Nogmaals, internationale beleidstaal verwijst naar alle werkende mensen als werknemers, ongeacht de manier waarop ze zijn gecontracteerd. Daarnaast zouden alle openbaarmakingsvereisten jegens eigen werknemers verplicht moeten zijn, wat betekent dat de verplichtingen die nu worden vermeld als “mag openbaar maken”, moeten worden vermeld als “zal openbaar maken”.

Meldingsplicht ESRS 2-9 zegt alleen dat de geslachtsverdeling van het topmanagement moet worden gerapporteerd. En dat er een indeling gerapporteerd moet worden in leeftijdscohorten van het voltallige personeel. De verplichtingen van ESRS S2, 6 en 7 moeten vervolgens nadere details geven over de samenstelling van het personeel, onder meer naar geslacht. Ook voor niet-werknemers dienen deze gegevens op dezelfde manier (en dus minder beperkt dan nu) verstrekt te worden om een goed beeld te geven van het diversiteitsbeleid.

De openbaarmakingsverplichtingen ESRS S1-9 t/m 17 hebben betrekking op statistische gegevens over het personeelsbestand. In de nieuwe versie wordt de verplichting beperkt tot de eigen werknemers, soms met nader uitgewerkte “may disclosure”-bepalingen. Gegevens over niet-werknemers zijn niet meer verplicht. Bij al deze verplichtingen, zowel die met betrekking tot werknemers als die met betrekking tot niet-werknemers, moeten de “kan”-bepalingen worden gewijzigd in “zal”-bepalingen om in overeenstemming te blijven met de OESO-richtlijnen voor multinationale ondernemingen en om een goed beeld te krijgen van het gevoerde beleid.

Stakeholders

Daarnaast zou in deze standaard meer vermeld moeten worden over hoe werknemers worden behandeld als belanghebbenden (stakeholders). De definities noemen 2 soorten stakeholders: “betrokken stakeholders” en “gebruikers van duurzaamheidsverklaringen”. Werknemers, zowel werknemers als PNIL, worden niet bij naam genoemd, maar vallen beide onder de groep betrokken stakeholders. Vakbonden en sociale partners worden expliciet genoemd onder de tweede categorie. Gedetailleerdere voorschriften over hoe werknemers en hun vertegenwoordigers worden behandeld als belanghebbenden binnen het bedrijf en ook hoe vakbonden worden behandeld als belanghebbenden namens het gehele personeelsbestand, inclusief PNIL, zouden welkom zijn.

De betrokkenheid van belanghebbenden wordt gedefinieerd in bijlage 2 (de verklarende woordenlijst) als “Een voortdurend proces van interactie en dialoog tussen de onderneming en haar belanghebbenden dat de onderneming in staat stelt hun belangen en zorgen te horen, te begrijpen en erop te reageren” Ondernemingen moeten gedwongen worden verantwoording af te leggen over de wijze waarop zij vormgeven aan dit proces.

10% drempel

Ten aanzien van de punten:

1) Uitsplitsing van het personeelsbestand op landniveau, en

2) gegevens op landniveau over de dekking van collectieve onderhandelingen

Is ook een verslechtering opgetreden. In het EFRA-advies was een uitsplitsing per land verplicht als de onderneming in dat land ten minste 50 werknemers had. Dat is nu vervangen door een wat ondoorzichtige formule. Beide zijn in de nieuweopzet alleen vereist voor landen waar het bedrijf >50 werknemers heeft die bovendien >10% van het totale personeelsbestand vertegenwoordigen (10% drempel). Dus een multinational met 10.000 werknemers mondiaal hoeft over deze punten pas te rapporteren als in dat land meer dan 1.000 medewerkers zijn. En ook hier wordt het personeel niet in loondienst weer buiten beschouwing gelaten.

Vertrouwelijke informatie

Een laatste nieuw punt is de introductie van vrijstellingen ten aanzien van beschikbare informatie. De vrijstelling voor het openbaar maken van vertrouwelijke informatie betreft twee zaken, die in de definities als volgt zijn omschreven:

Geclassificeerde informatie: gerubriceerde EU-informatie zoals gedefinieerd in het besluit van de Raad van 23 september 2013 betreffende de beveiligingsregels voor de bescherming van gerubriceerde EU-informatie (2013/488/EU) of gerubriceerd door een van de lidstaten en gemarkeerd volgens aanhangsel B van dat besluit van de Raad.

Gevoelige informatie: Gevoelige informatie zoals gedefinieerd in Verordening (EU) 2021/697 van het Europees Parlement en de Raad van 29 april 2021 tot oprichting van het Europees Defensiefonds.

Dat betreft dus informatie die direct aan de staatsveiligheid raakt. Er lijkt geen enkele noodzaak om nog aanvullende vrijstellingen op te nemen. Voorstellen die rondzingen om aanvullende vrijstellingen op te nemen voor specifieke omstandigheden, zoals zwaarwegende belangen, moeten afgewezen worden omdat bedrijven dat snel zullen aangrijpen om de grenzen van het toelaatbare op te zoeken.